Competencia General
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la recepción y manejo de la información en el desarrollo de las actividades secretariales, así como asistir a la dirección o gerencia de acuerdo a las normas de seguridad integral demostrando asertividad, proactividad, ética profesional y actitud de cambio en las organizaciones.
Capacidades Profesionales
Capacidades técnico transformadoras
- Redactar todos los documentos de las entidades en forma eficaz y eficientemente.
- Clasificar, ordenar, codificar y archivar documentos de diversa índole, obteniendo una mejor organización documentaria.
- Transcribir e interpretar dictados de acuerdo a técnicas establecidas con precisión y exactitud.
- Digitar con precisión y exactitud todo tipo de documentos.
- Manejar diversos programas de computación que ayudan a ejecutar el trabajo de la oficina con eficiencia y eficacia.
- Utilizar diversos equipos de oficina para optimizar el buen funcionamiento de la misma.
- Aplicar el manejo de la contabilidad básica y computarizada correctamente.
- Demostrar capacidad para el desarrollo de eventos y certámenes con diplomacia.
- Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de la organización.
- Elaborar y traducir documentos en idioma extranjero con exactitud.
- Manejar adecuadamente los fondos económicos.
Capacidades de organización
- Poseer una visión general para organizar eventos sociales y culturales dentro y fuera de la institución.
- Diseñar, adecuar y operativizar el sistema de archivo manual y computarizado para lograr fluidez en el trabajo.
- Organizar y administrar la oficina de acuerdo a técnicas y criterios básicos establecidos.
- Evaluar el plan de trabajo de la oficina contrastando los resultados obtenidos con las metas y objetivos de la institución, proponiendo alternativas de solución.
- Organizar la agenda en coordinación con el jefe, concertando y confirmando citas.
- Organizar la correspondencia remitida y recibida de acuerdo a normas establecidas.
Capacidades de cooperación y comunicación
- Establecer comunicación efectiva en el desarrollo de su trabajo, empleando un lenguaje claro y conciso.
- Mantener buenas relaciones interpersonales dentro y fuera de la organización.
- Optimizar las relaciones públicas para mejorar la imagen organizacional.
- Demostrar fluidez comunicativa entre las organizaciones.
- Recepcionar y transferir información, estableciendo una eficiente comunicación.
Capacidades de contingencias
- Adaptarse a nuevas situaciones de trabajo, originadas como consecuencia de los cambios tecnológicos, organizativos, económicos y laborales que incidan en su actividad profesional.
- Tomar decisiones en situaciones de contingencia, dentro de su competencia.
- Representar a la empresa en las relaciones públicas e imagen institucional.
- Manejar adecuadamente los recursos de la organización en situaciones de austeridad.
Responsabilidad y autonomía
- La profesional de Secretariado Ejecutivo trabaja bajo la supervisión de su jefe inmediato superior de la organización.
- Es responsable de recepción y manejo de la información, el desarrollo de actividades secretariales y la asistencia institucional gerencial.
- Tiene autonomía en el manejo y aplicación de técnicas de atención al público, la organización del trabajo de la oficina, aplicar técnicas de archivo, la operación de equipos electrónicos e informáticos.
- Puede asistir en la verificación de las condiciones adecuadas de los ambientes y operatividad de los equipos utilizados en el ámbito laboral.
- Debe asistir en la determinación de estrategias administrativas, el establecimiento del sistema de control y seguridad de la información. La implementación de los cambios en los métodos de trabajo, los criterios para la organización de reuniones y eventos.
